Onde ficam armazenadas as informações da sua empresa?

Onde ficam armazenadas as informações da sua empresa?

 

* Por Ariel Nigri

 

Há uns seis anos atrás estávamos reorganizando os processos corporativos e nos deparamos com uma dificuldade básica: onde colocar as informações sobre todos os processos sendo desenhados, bem como os arquivos de suporte aos mesmos? O nosso trabalho estava produzindo planilhas, documentos e apresentações que precisavam ser disponibilizados de forma simples, mas com controle de acesso por departamento.

 

A solução mais simples é criar um espaço no servidor de arquivos com estas informações. É uma ótima solução para guardar arquivos (apesar de não ser muito colaborativa), e obriga os usuários a abrirem os arquivos para ver o que tem dentro deles (não dá pra “explicar” o que tem no diretório). Isso sem contar com o problema do acesso remoto aos arquivos. Certamente a solução deveria utilizar o browser, nem dava para pensar em outra coisa.

 

Depois de pesquisar um pouco, concluímos que a solução que mais parecia com o que estávamos procurando era o “WIKI”, software utilizado para criar a Wikipedia. Apesar de muito poderoso, ele não tinha um editor gráfico, mas sim uma linguagem de marcação que o usuário teria que aprender de forma a editar os textos ali publicados.

 

Resolvemos fazer uma versão simplificada dele, mais focada na facilidade de edição: nasceu então o Winki (brincadeira que juntava o nome Wiki com o nome da nossa empresa, a Winco). O Winki foi lançado este ano como parte do Winconnection 7 com o nome de “Intranet do Winconnection”, e está disponível em todas as versões do produto.

 

Screenshot Winki
Screenshot Winki

 

Nesta “Intranet” (que é o termo usado para descrever um site usado dentro de uma empresa), qualquer um com direitos de acesso adequados pode criar ou editar textos que automaticamente são adicionados ao menu em formato de árvore. Para cada texto é possível definir os direitos de acesso e de alteração utilizando-se os grupos dos usuários do AD ou do Winconnection, e pode-se também anexar arquivos a qualquer texto. Para completar isso tudo, foi adicionado um sistema de buscas eficiente.

 

Desde que foi implantada, esta intranet tem sido o nosso repositório de informações da empresa, e ajudou muito a organização dos processos internos, a publicação das informações corporativas e a distribuição de modelos de documentos. E isso ajuda muito a aumentar a qualidade do trabalho feito, já que é muito fácil consultar os documentos em caso de dúvidas ou esquecimento.

 

Depois de seis anos, concluímos que é muito trabalhoso planejar e escrever estes processos corporativos e para esta tarefa ainda não há muita ajuda “eletrônica”. Mas o fato de existir um local centralizado para registrar a informação, onde sabemos que esta será encontrada e utilizada, é um grande incentivo na hora de escrever.

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *