Gerencie seu e-mail de forma profissional

E-mail é uma daquelas coisas que frequentemente cruzam a fina linha entre o útil e o incômodo. Não há dúvidas de que é uma ferramenta indispensável, mas às vezes ele também pode ser um monstro teimoso, desajeitado e intrusivo. Talvez até uma ameaça de segurança.

Quem está no comando, você ou sua caixa de entrada? Com as ferramentas, serviços e conhecimento certos você também pode dominar o e-mail. É hora de evoluir de “usuário de e-mail” para “mestre do e-mail”, e temos seis dicas que irão colocá-lo no caminho certo.

Comece aprendendo a colocar um botão de “soneca” na sua caixa postal, e force o GMail a ser mais esperto e cooperativo. Mantenha sua caixa postal livre de spam com endereços descartáveis, e verifique se seu endereço principal não foi comprometido por hackers. Por fim, aprenda a dominar as assinaturas de e-mail e a enviar arquivos gigantes sem sobrecarregar seu servidor de e-mail ou a caixa postal do destinatário.

Mande o e-mail voltar mais tarde

Uma caixa postal lotada pode ser um veneno para a produtividade, pelo simples fato de que as mensagens importantes podem ficar “fora de vista” por causa de mensagens mais recentes. O que você precisa é de um botão de “deixar para depois”, algo que permita lidar com as mensagens importantes mais tarde, mas ainda assim evitar que elas sejam perdidas no meio do fluxo diário de correspondência.

Se você usa o Outloook ou o Gmail deve dar uma olhada no Boomerang, da Baydin, que permite “reagendar” uma mensagem com apenas alguns cliques. Se você não é fã de plugins, serviços como oFollowup.cc e o NudgeMail funcionam com qualquer sistema e cliente de e-mail. Basta encaminhar a mensagem para um endereço especial (como tomorrow@nudgemail.cc ou nov30@followup.cc) e pronto: a mensagem irá reaparecer em sua caixa postal na data e hora indicada.

Tanto o Followup.cc quanto o NudgeMail são gratuitos. O Boomerang para Outlook custa US$ 30, embora seja possível experimentá-lo gratuitamente por 30 dias. O Boomerang para o Gmail tem um plano básico gratuito (que permite reagendar 10 mensagens por mês) ou um plano Pessoal (com número ilimitado de mensagens) por US$ 5 mensais.

Dome o GMail ativando a Caixa Prioritária e desativando a Visualização de Conversa

A Caixa Prioritária (Priority Inbox) é a resposta do GMail ao problema de sobrecarga de mensagens. Ao avaliar seus hábitos de leitura e resposta o serviço pode prever quais mensagens são as mais importantes e as coloca no topo de sua Caixa de Entrada. Você pode até ajustar a precisão deste recurso clicando nos símbolos de + e – em uma mensagem individual. É como ter um assistente pessoal que “separa o joio do trigo” para você.

Para habilitar a Caixa Prioritária vá até as configurações do GMail, clique na aba Caixa de Entrada e escolha o item correspondente no menu Tipo de caixa de entrada. Clique no botão Salvar alterações no rodapé da página e volte à sua sua caixa de entrada.

Você também pode aproveitar que já está na página de configuração e desativar um dos recursos mais controversos do GMail: a Visão de Conversa, que agrupa mensagens que tem o mesmo assunto. Quanto mais longa uma conversa, e quanto mais pessoas participam dela, mais difícil é encontrar as mensagens mais novas, ou rever as respostas anteriores. Em outras palavras, as “conversas” podem rapidamente se transformar em uma cacofonia frustrante.

Para desligar a Visão de Conversa – o que fará com que as mensagens apareçam uma atrás da outra, como nos sistemas de e-mail tradicionais – clique na aba Geral nas configurações e em Visualização de conversa marque a opção Exibição de conversa desativada. Clique no botão Salvar alterações no rodapé da página e pronto.

Proteja sua privacidade usando um endereço de e-mail descartável

Você conhece a história: há algum novo serviço ou promoção na web que exige seu endereço de e-mail, mas você não quer se submeter ao inevitável dilúvio de propagandas, “notícias” e outros tipos de lixo que irão chegar à sua caixa postal logo após você fornecê-lo. Como participar sem divulgar seu verdadeiro endereço de e-mail?

O que você precisa é de um endereço de e-mail descartável, um que não tenha impacto negativo em sua caixa de entrada. Imagine que você está olhando para um formulário de registro e não quer usar seu endereço de e-mail verdadeiro. Então invente alguma coisa (como “odeiospam”) seguido de @mailinator.com. Depois vá até o site do Mailinator, faça-login com o endereço que você acabou inventou (não há senha) e você encontrará uma caixa de entrada onde poderá pegar o e-mail com seu código-promocional, link para download, confirmação de registro em fórum ou o que quer que seja. Mas atenção: todas as mensagens enviadas para o Mailinator são excluídas após 24 horas.

O Mailinator não é o único serviço de e-mail “descartável” no mercado. Há alternativas como o 10 Minute Mail, Humaility e YopMail. E se você é usuário do Firefox o complemento “Less Spam, Please” se integra a estes serviços, gerando automaticamente endereços descartáveis gratuitos sempre que você clicar com o botão direito do mouse em um campo de e-mail em um site. Não dá pra ser mais fácil do que isso.

Cole instantâneamente uma assinatura em seu e-mail

Uma assinatura de e-mail é uma ótima forma de compartilhar informações de contato como seu número de telefone, endereço do Facebook ou Twitter, página na web e por aí vai. Mas na maioria dos sistemas e clientes de e-mail as assinaturas são limitadas: você pode usá-las ou não, e está limitado a apenas um bloco de texto. Mas e se você quer adicionar uma assinatura a algumas mensagens, mas não a outras? Ou se quiser assinaturas diferentes para as mensagens para os colegas de trabalho e a família?

A solução é um programa de “autotexto” ou macro que transforme automaticamente uma abreviação em um bloco de texto completo.

Por exemplo, você pode criar uma assinatura para usar apenas com clientes e colegas de trabalho, e chamá-la de bizsig. E aí, quando terminar de compor um mensagem, poderá digitar apenas bizsig no lugar da assinatura no final. Pronto! O programa de autotexto insere automaticamente sua assinatura completa no lugar.

Você pode usar a mesma estratégia para criar uma assinatura mais generalizada, chamando-a de sig1 ou qualquer abreviação que quiser. Esta é a beleza desta abordagem: você aplica a assinatura que quiser, onde quiser.

Há vários programas de macro capazes de fazer o serviço, dois dos mais populares são o AutoHotKey e o PhraseExpress. Ambos são gratuitos, mas o PhraseExpress é definitivamente o mais amigável.

Descubra se seu e-mail foi “hackeado”

Praticamente todos os dias ouvimos notícias de que mais uma base de dados contendo informações sobre milhões de endereços de e-mail foi alvo de hackers. A “boa” notícia é que os criminosos costumam publicar estas bases de dados online. A má notícia é que não há uma forma de saber com certeza se seu endereço de e-mail foi comprometido.

Na verdade, não havia. O HackNotifier é um novo serviço que procura seu endereço de e-mail em um número cada vez maior de bancos de dados “hackeados” publicados online. Basta digitar seu endereço e clicar no botão “Have I been hacked?” (algo como “Fui Hackeado?”). Se o resultado for negativo, fique tranquilo. Mas não baixe a guarda, e continue a ser diligente usando senhas fortes e diferentes para cada site.

Se a notícia for ruim o HackNotifier irá dizer quais contas foram comprometidas e fornecer mais informações sobre o incidente. O site também oferece um serviço de monitoramento 24/7 de suas contas por US$ 5 por ano, que vigia suas contas e avisa se alguma delas for hackeada. O que ele não oferece, infelizmente, são instruções de como se proteger se uma conta for violada.

Envie anexos gigantes

Via de regra, os servidores de e-mail não gostam de mensagens com anexos grandes. Embora alguns possam acomodar arquivos com até 25 MB, outros reclamam se você ultrapassar os 5 MB. E numa época de vídeo imensos, bibliotecas de imagens, documentos em PDF e mais, 5 MB muitas vezes não são o suficiente.

Nesses casos você precisa de um serviço de compartilhamento de arquivos. Há inúmeras opções disponíveis, incluindo serviços como o Dropbox e SugarSync (que oferecem 2 GB e 5 GB de espaço em disco grátis): você simplesmente envia os arquivos para uma pasta pública “na nuvem”, copia o link de compartilhamento e o cola em um e-mail. Os destinatários só precisam seguir o link para baixar os arquivos, tirando o servidor de e-mail (e seus limites) da equação.

Se você não quer assinar um novo serviço, experimente o Ge.tt. No tempo necessário para ler esta frase você pode enviar um arquivo e obter um link para o compartilhamento, sem necessidade de registro, instalação de software ou plug-ins. Os arquivos que você compartilhar irão permanecer online por 30 dias, ou 90 se você criar uma conta gratuita. Com ela você também poderá receber estatísticas em tempo real sobre o acesso ao seu arquivo, algo que você não consegue com um e-mail.

Com estas ferramentas em seu arsenal, não vai demorar muito para você começar a enviar e organizar seus e-mails como um profissional.